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皆さま、こんにちは。 ＡＧＳグループ、ＡＧＳコンサルティング・ヘルスケア事業部の草 剛史です。
■ 給与計算システムとは
給与計算システムとは、職員情報をもとに社会保険料や源泉所得税などを算出し、給与計算をしてくれるシステムのことを指します。 システムによっては年末調整や給与支払い報告書の作成も可能です。
医療機関においては、給与計算システムを自院で所有せず、社会保険労務士や税理士に全て外注しているところも多いかもしれません。
■ 勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、出勤退勤や有休管理といった職員の就業管理を行うことができるシステムです。 紙のタイムカードとエクセルなどで管理しているところが多いかと思います。
■ クラウド化のメリット
1. 給与計算システム
インストール型システムと同様に給与計算の大部分を自動化できるのに加え、法改正などによるバージョンアップを気にせず、常に最新版を利用することができます。 また、複数担当者による最新情報の共有、職員にWEB上で給与明細を配信する機能（事前に従業員の同意が必要）などを使用することでペーパーレス化が可能です。
2. 勤怠管理システム
メリットの大部分は、勤怠管理にかける時間の削減と言えます。 タイムカードからの労働時間の集計は目視と電卓により行っていたり、有休管理は有休申請書類を受理して有休管理表に反映するということを紙やエクセルで行っていたりしますが、これらをシステム上で半自動的に行えるため大幅な時間の削減が見込まれます。 また指紋認証や顔認証を用いた打刻により不正打刻を防止するという機能もあります。
3. 給与×勤怠
クラウド給与計算システムは、他社の勤怠管理システムと連携対応していたり、給与計算システムの中に簡易的な勤怠管理機能を持たせたりしているところがほとんどです。
職員が打刻さえ行えば1ヶ月の労働時間や残業時間を自動集計し、そこからパートタイマーの基本給や残業時間の自動計算といったことも可能になります。 これにより給与計算業務を外注ではなく内製化することもかなり現実的になってきています。
■ クラウド化のデメリット
最も大きいデメリットとしては、コストが挙げられると思います。 コストは、給与も勤怠も職員数に応じて料金が上がっていく仕組みが多いようです。
職員数によってはインストール型よりもコスト増になるケースがありますので、享受できるメリットを比較して検討する必要があります。
■ まとめ
3回シリーズとしてクラウドシステムについて述べてきました。 全事業所において必ずクラウドを導入した方がいいとは言えませんが、導入した方が効率化できるケースが増えています。
さらに、技術は進歩していくため、今後も新たな機能が追加されたり、使いやすさが向上したりする可能性が考えられます。 まだ導入していない医療機関においては、一度ご検討してみてはいかがでしょうか。
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