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m3コンシェルジュ 森島 祥哉

リスクマネジメント・ラボラトリー

森島 祥哉

皆さま、こんにちは。 m3コンシェルジュ、株式会社リスクマネジメント・ラボラトリーの森島です。

「ある職員さんがシフトに入るときに限ってなぜか現金が合わないことがあるので、やりたくはなかったのだけれど防犯カメラを設置した」といったお話を耳にすることがございます。

あらぬ疑惑を持たないために何かいいアイデアはあるのでしょうか?

今回は職員の不正を起こさせないための具体的なルールや仕組みについて、関西圏域で病医院の顧問を数多く持つ税理士法人エイアール税理士事務所 代表社員 原 知子税理士に解説いただきます。

それでは原税理士お願いします。

職員不正を起こさせない仕組み
金銭トラブル予防のための職場風土作りのポイント
 

職員不正を起こさせない仕組み

金銭トラブル予防のための
職場風土作りのポイント

こんにちは。 税理士法人エイアール税理士事務所の原 知子です。

最近、「職員が長期にわたって精算レジのお金を盗っていた」など、職員の金銭にまつわる不正について多くご相談をいただいております。 スタッフがそのようなトラブルを起こすのは職場風土や環境に起因するところも少なくないと思います。

本日は金銭トラブルを予防するための職場風土環境作りのポイントについて、お伝えしたいと思います。

 

■ 日々の精算レジのチェックは二重、三重で行う

重要なのは一人に任せないということです。 必ず、一人の目ではなく複数の目で日々の精算レジ(午前診、午後診終了後のチェックも含む)のお金のチェック、日計表などに確認印を押印するなどの仕組み(ルール)を作ってください。

 

■ 精算レジのお金が合わなかった場合の原因追及は徹底的に行う

極端なことをいうと、「精算レジのお金が合わなかったから仕事が終われない。」ぐらいの職場風土を作っておくとよいでしょう。

弊社のクライアント様の場合、お金が合わなかったらレセコンの日計表と精算レジ内の筒状のレジロール紙をアウトプットして一人ずつチェックしてもらうぐらいの徹底した原因追及をしていく職場風土を作っていただくよう指導しております。

 

■ 未収管理は徹底し回収方法も決めておく

未収管理はノートや表などで日々の未収金がいくらあるか把握できるようにしておくこと。 また、回収方法もマニュアル化しておくことをお勧めします。

 

■ 院長、院長夫人が内部牽制(ないぶけんせい)を行っていることを周知する

院長と院長夫人(奥様)がお金(未収金含む)の管理をきっちりしていることをスタッフに知らしめていただくことをお勧めしています。 「お金の確認はきっちりしている!」という姿勢が職員への牽制になります。

 

■ 金庫に多額のお金は置かないようにする

「職員が金庫のお金を盗っていた」、あるいは、クリニックを狙う窃盗団もいるので金庫管理をしっかりしていただきたいと思います。 金庫には必要最低限のお金を置くこと。 日々の窓口現金は、毎日でも取引銀行に入金するよう仕組み化することをお勧めいたします。

以上、金銭トラブルを予防するための基本的なポイントをまとめました。

金銭トラブルが起こらない職場風土環境はスタッフを野放しにしないことから始まり、日々のお金をチェックする仕組みを作りあげることがポイントです。 ぜひ、職員による金銭トラブルが防止できる職場作りにチャレンジしてみてください。

m3コンシェルジュ 森島 祥哉

いかがでしたでしょうか?

就業規則も重要ですが、上記のような不正を起こさせないための仕組み作りの肝は、ルールブックに定めるというよりは、不文律の院内ルールや風土だったりします。

過去の苦い経験から生まれる院内ルールはもちろん力強いですが、事態が起こる前に防ぐことができればそれに越したことはありません。

まだ院内でできていないこと、またはできることがあるかどうかを、重要な経営パートナーである会計事務所に顧問先様の事例やアイデアをお尋ねになる形で一度ご相談されてみてはいかがでしょうか?

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